Associations

Le portail associatif est le point d'entrée principal pour la mise à jour de vos données administratives et associatives. Ces données alimenteront ensuite automatiquement le logiciel métier utilisé par les services de la Ville.

Le schéma ci-dessous présente la circulation des données entre le portail associatif, le logiciel métier de la Ville et l'annuaire des associations :

En page d'accueil, vous pouvez accéder à la gestion de vos documents. Vous pouvez ainsi préparer à l'avance tous les documents nécessaires dans le cadre de vos demandes de subventions.

Lorsque vous souhaitez ajouter un ou plusieurs fichiers, vous devez utiliser la petite fenêtre ci-dessous :

La réservation de salle se fait en deux étapes :

• vous devez tout d'abord effecturer une pré-réservation sur le portail de la Ville de Châteauroux.
• Vous devrez ensuite confirmer votre réservation via un formulaire en ligne. Le lien de celui-ci vous sera envoyé une fois votre pré-réservation validée par nos services.

Vous pourrez suivre toute la démarche grâce à l'envoi de courriel. Le paiement sera fera ensuite en ligne ou au guichet.

Pourquoi pré-réserver ?

Le site vous permet d'accéder à l'ensemble des salles qui peuvent être réservées selon différents critères :

• le type d'évènement,
• le nombre de personnes attrendues,
• ou encore les disponibilités selon le planning de réservation.

L'interface vous proposera les salles adaptées à votre évènement et vous indiquera si celle-ci est disponible aux dates souhaitées. Attention, la disponibilité de la salle ne vous garantit pas une réponse positive. Elle vous permet de ne pas faire une demande sur un créneau déjà réservé.

La fiche d'une salle

Pour chaque salle, vous avez accès à une description et des photos pour faciliter votre décision.Vous pourrez aussi accéder à un planning de disponibilité sur une semaine selon les dates que vous aurez sélectionnées en amont.

Procédure de pré-réservation

1. Connectez-vous au portail associatif.

1. Saisie des identifiants de connexion "Association".
2. Accès au formulaire pour récupérer ses identifiants.
3. Foire aux questions.

Si vous n'avez pas de compte, vous devrez cliquer sur "Formulaire de création de compte".

Une fois connecté, vous pouvez :

1. ajouter une nouvelle demande,
2. visualiser vos demandes en cours,
3. et accéder aux informations pratiques.

Pour une nouvelle demande, il faut donc cliquer sur "Ajouter une demande de réservation".

Il vous suffit de remplir tous les champs en suivant l'ordre de saisie proposé par l'interface. La liste des salles apparaîtra lorsque vous aurez précisé le type d'événement que vous souhaitez organiser.

Attention : Il est important de vérifier, dans la description de la salle, la capacité maximum de celle-ci avant de la sélectionner. En effet, l'interface contrôle la cohérence entre le champ "Nombre de participants" que vous aurez renseigné et la capacité de la salle au moment de la validation de votre pré-réservation.

La copie d'écran ci-dessous fait un focus sur les options qui vous permettent de choisir votre salle :

1. "L'oeil" permet de visualiser les photos et la fiche descriptive.
2. L'agenda permet de connaître les disponibilités de la salle (il faut, au préalable, renseigner les dates de réservations souhaitées).
3. Cliquez sur "sélectionner" si vous souhaitez choisir cette salle.

Exemple de fiche d'une salle

Exemple d'une fiche avec les disponibilités d'une salle

1. Rappel de la semaine sélectionnée.
2. Horaires libres donc réservables.
3. Créneaux déjà réservés.

Valider votre demande lorsque votre choix est définitif

1. Cliquez sur "Sélectionner".
2. Cochez la case d'avertissement.
3. Validez votre demande en cliquant sur l'icône vert de confirmation.

Une dernière fenêtre récapitule tous les éléments de votre demande et vous permet si besoin de compléter vos informations personnelles :

1. Confirmation des éléments de votre pré-réservation.
2. Envoi de votre demande au service Location de salles.